Вы только что получили письмо по электронной почте от Сьюзи, с просьбой принести три десятка ваших знаменитых кексов в честь вечеринки для Дэйва – руководителя отдела, уходящего на пенсию. Которая, кстати, состоится уже завтра. Сьюзи подписала своё сообщение следующим образом:
Susie
Ваша реакция на такое окончание сообщения, возможно, будет зависеть от тона и содержания электронного письма Сьюзи. Если она вежливо извиняется за срочность и умоляет вас сделать на скорую руку то блюдо, которое стало таким любимым среди коллег (на самом деле, кто не любит кексы?), вы возможно займётесь выпечкой после работы. Если же она требует и не извиняется… тогда, вряд ли, вы будете, это делать.
Фраза “Thanks in advance” является не совсем корректной. С одной стороны, она может восприниматься, как фраза, завершающая сообщение и просто требующая ответа. Очевидным является то, что благодарность является самым надёжным способом окончить письмо, если вы хотите получить ответ от получателя.
С другой стороны, “Thank you in advance” может восприниматься как нахальное сообщение и даже выражающее пассивную агрессивность. В зависимости от контекста, оно могло бы звучать, как будто Сьюзи говорит: «Я требую, чтобы ты это сделала».
Если вы хотите избежать потенциального недопонимания, которое может возникнуть из-за этого популярного “Thanks in advance” , ознакомьтесь со следующими вариантами замены.
1. “Thanks”
Нет ничего плохого в простом «спасибо»- “thanks.” Убирая фразу “in advance” из вашего выражения благодарности, вы также убираете тон ожидания и снимаете давление с получателя. Значение “thanks” в данном случае является немного неясным, так как получателю на ум сразу приходит вопрос Thanks for what?, тогда лучше . . .
2. Использовать a call to action. (Призыв к действию)
Если вы хотите получить ответ на ваше письмо, в конце сообщения попросите получателя сделать что-то. Возьмём за пример просьбу Сьюзи приготовить кексы. Объяснив, что она надеется, что вы это сделаете, она могла бы закончить письмо призывом к действию (CTA) в форме вопроса.
Susie
“Thanks in advance” может поставить получателя в неловкую ситуацию, так как он не будет знать, как сказать «нет», после того, как вы уже предположили, что он скажет «да». Используя CTA, однако, у получателя остаётся больше права выбора. Что делает данный вариант более вежливым и более эффективным. В данном случае Сьюзи задаёт прямой вопрос. Она чувствует себя немного виноватой и не делает никаких предположений. Как мило с её стороны!
3. I appreciate your help with ______.
Данная фраза, оканчивающая сообщение, работает лучше всех, если кто-то уже протягивал вам свою руку помощи. Также её можно использовать, если вы обращаетесь за помощью и почти уверены, что ответ будет положительным, так как вы уже говорили об этом до письма или ваши рабочие отношения достаточно налажены.
4. Thanks for considering my request.
Данная фраза также хорошо работает, так как она не предполагает никаких действий от получателя, а лишь просит его подумать над тем, что от него требуется сделать. Профессиональный совет: Лучше всего использовать данный образец в сочетании с CTA. В противном случае, получатель может просто рассмотреть вашу просьбу, не считая нужным ответить вообще.
5. Thanks for your attention. I’m looking forward to your reply.
Данный вариант является более деловым и прямым. Если вы на самом деле хотите получить ответ, тогда данный вариант это то, что нужно. Он говорит о твёрдом и настойчивом характере сообщения. Возможно, данный вариант подходит лучше для директоров, общающихся с людьми, которыми они руководят. Когда он используется сотрудниками, находящимися на одном уровне, их могут назвать как «любители покомандовать».
Пример написания просьбы по электронной почте
“Thank you in advance” отлично подойдёт для таких случаев, когда вы знаете, что получатель уже намеревается сделать то, о чём вы хотите его попросить, и вы заранее выражаете благодарность. Но чаще всего, оно истолковывается неверно, то есть, как требование, даже, если вы этого не хотели.
Лучшим вариантом в данном случае будет использование CTA. Используя данный формат, просьба Сьюзи будет выглядеть следующим образом:
Hi Joe,
Dave, our office manager, retires tomorrow. I’ve been busy planning his send-off party. I noticed you RSVP’d to the invite—thanks!
This morning, someone asked me whether you’d be bringing your famous cupcakes, and it dawned on me that I completely forgot to ask you about them. We’d need about three dozen for the party.
I know this is really short notice—I clearly wasn’t planning ahead! Do you think you’d have time to make us some of your awesome treats?
Susie
Привет Джо,
Дэйв, наш руководитель отдела, завтра нас покидает. Я была очень занята организацией вечеринки. Я видела твоё приглашение – спасибо!
Этим утром, кто-то спросил, будут ли твои знаменитые кексы и меня осенило, что я совершенно забыла попросить тебя приготовить их. Нам нужно около тридцати штук для вечеринки.
Извини, что в последний момент – не запланировала заранее! Но, как ты думаешь, у тебя не найдётся свободной минуты приготовить для нас твои замечательные кексы?
Сьюзи
Так как Сьюзи была очень вежлива и действовала умело в написании электронного письма, велика вероятность, что на завтрашней вечеринке все попробуют её замечательные кексы. Урааа!!!