Это один из самых волнительных дней – первый день на вашей новой работе. Казалось бы, что в этом сложного: сидеть в удобном кресле и обрабатывать электронные письма, совсем не изнурительный труд, не так ли? Но не всем удаётся с этим справиться, по крайней мере, не сразу.
Возможно, вам бы хотелось, для собственной уверенности, иметь чёткий план, на который вы бы всегда могли сослаться при обработке электронных сообщений, но так как его нет, вам приходиться нервничать по поводу расстановки каждой части в правильном порядке. Возможно, вы не уверены в том, как правильно поздороваться. Возможно, вы не совсем хорошо говорите по-английски, и даже, возможно, это не тот язык, который вам хотелось бы знать.
Как бы там ни было, не стоит беспокоиться, немного практики, и написание идеального профессионального электронного сообщения не составит для вас особой сложности. Ниже вы найдёте несколько советов, которые вам в этом помогут.
1. Поприветствуйте человека, которому вы пишите.
Может показаться странным, когда мы обращаемся к незнакомому человеку через интернет как Dear (дорогой), но, не смотря на все странности, это является нормой в официальной переписке. Существуют и другие приемлемые, но менее распространённые варианты приветствий.
Если возможно, следует указывать имя получателя. За ним следует ставить запятую или двоеточие, как в приведённых примерах:
- Dear Chad,
- Dear Mr. Oswald:
- Dear Ms. Picard-Mimms:
Если вы не уверены, кем является женщина, которой вы пишите Ms.(незамужняя девушка\женщина) или Mrs.(замужняя девушка\женщина), тогда лучше использовать Ms.. Еще один отличный подход, не указывающий на пол человека — просто указать полное имя получателя:
- Dear Alex Lee:
NB: Обращение Dear Sir или Dear Madam является безличным и его следует избегать.
2. Благодарите вы получателя или же просто отвечаете на его письмо? Если это так, тогда, пожалуй, начнём.
(Если вы обращаетесь к незнакомому человеку, с которым вы никогда не вели переписку, начните текст сообщения с 3 шага.)
Сообщение следует начинать с того, что вы считаете важным.
Если вам нужно выразить благодарность, тогда делайте это в начале сообщения, так, чтобы это не было похоже на запоздалую мысль. Аналогично, если вы уже в разгаре разговора, не следует сбиваться и менять тему сообщения. Приведём несколько примеров:
- Thank you for your kind contribution to Red Panda Conservation International. – Благодарим вас за добровольный вклад в международную компанию «Red Panda».
- Thanks for your interest; my client would be more than happy to chat at the time you suggested. – Благодарим за заинтересованность; наш клиент с огромным удовольствием пообщается с вами, в удобное для вас время.
- The replacement parts you requested for your DeLorean are scheduled for delivery this week. – Запчасти, которые вы заказывали для вашего ДеЛориан планируются к поставке на этой неделе.
Ключевым моментом здесь является то, что следует быстрее перейти к сути дела, вы ведь не хотите, чтобы итак занятый читатель задавался вопросами, читая ваше письмо.
3. Дайте понять, о чём вы собираетесь писать.
Вам нужно ответить на два вопроса. Что вы намереваетесь сделать, и как человек, которому вы пишите, может вам в этом помочь? Например:
- I’m writing to inquire about your researchon how cats groom their coats. – Я пишу вам для того, чтобы поинтересоваться вашим исследованием о том, как кошки ухаживают за своей шерстью.
- I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Oakland next week. – Я являюсь продюсером местного радиовещания, планирующим провести интервью в прямом эфире на следующей неделе в Окленде перед вашим представлением.
Когда вы говорите о своей цели, вам следует быть прямым, но только не до такой степени, чтобы казаться резким или грубым. В данном случае, лучше ошибиться в оформлении, нежели нагрубить. Точно, как в ситуации, когда лучше слишком нарядно одеться на работу, чем слишком небрежно, так и здесь, лучше, чтобы ваше первое письмо к незнакомому человеку носило исключительно вежливый характер.
4. Не забывайте о краткости.
Профессиональный и-мейл не должен быть слишком длинным. Относитесь уважительно к времени ваших читателей, так как, если сообщение будет чересчур длинное, его лишь бегло просмотрят.
Если тема очень важная и требует длительной дискуссии, тогда лучше найти другой способ, чтоб обсудить её. Используйте своё сообщение, как способ организовать встречу или разговор, а не как место проведения полного обсуждения темы.
5. Завершающая фраза.
Ваше письмо должно заканчиваться одним предложением, которое разъясняет смысл сообщения и говорит о дальнейших действиях. Оно может слегка подтолкнуть читателя к действиям или же в мягкой форме свести разговор на нет.
- I’ll look forward to discussing this with you further at 11 a.m. Thursday. – Я с радостью обсужу это с вами в 11 часов в четверг.
- Please look over the draft manuscript I’m attaching, and let me know what revisions or questions come to mind. – Пожалуйста, просмотрите черновую рукопись, которую я прикрепляю, и сообщите мне какие изменения следует сделать.
- Your guidance has been extremely helpful, and I look forward to being in touch. — Ваше руководство было крайне вежливым и я с нетерпением ожидаю следующей встречи.
Также ваше сообщение должно начинаться с того, чем было закончено предыдущее сообщение, для налаживания будущей переписки.
6. Заканчиваем должным образом.
Существует множество способов для завершения электронного сообщения. Но если придерживаться рамок профессионального этикета, не следует быть слишком креативным. Многие люди жалуются на отвлекающие фразы, такие как “cheers” и “VR” (очень уважительно), поэтому необходимо быть предусмотрительным при выборе подходящего варианта. Некоторые из наиболее подходящих фраз:
- Sincerely, — с уважением
- Yours truly, — с уважением
- Thanks again, — ещё раз спасибо
- Appreciatively, — признательно
- Best regards, — с уважением
- Respectfully, — со всем уважением
С этим пунктом почти всё ясно, перейдём к последнему важному шагу.
7. Обязательно найдите время для проверки написанного.
Просмотрите то, что вы написали, прежде чем отправить электронное письмо. Это не составит для вас особой сложности: Помните, идеальное электронное письмо должно быть кратким.
Убедитесь, что приветствие написано правильно (нет ничего хуже, чем понимание того, что вы неправильно написали имя получателя, после того как вы уже отправили письмо) и что благодарность, которую вы выражаете, является уместной. Дважды убедитесь в том, что вопрос, который вы задаёте, является простым и понятным, но не резким или самонадеянным.
Также, на данном этапе у вас есть последняя возможность, исправить все мелкие опечатки. Существует множество случаев, когда отправители, намеревающиеся напечатать слово “now” случайно пишут слово “not” как, например в предложении,
Вместо,
Будьте бдительны!
