Казалось бы, действительно ли стоит задумываться над тем, как начать электронное письмо или какую-либо другую переписку. Если вы когда-либо получали письмо, которое начиналось с фразы “To Whom It May Concern” (Тем, кого это касается), вы, наверное, были возмущены, так как ваше имя не указано, или задавались вопросом, был ли отправитель человеком или же собакой, так как его приветствие было не совсем корректное. Если вы сталкивались с такой ситуацией, тогда вы знаете, почему правильное написание приветствия является великим делом. Письма, касающиеся поиска работы, имеют особое значение, так как всего лишь неправильное приветствие или обращение, говорит о том, что вы не совсем компетентный человек, и даже может лишить вас собеседования.
Вот шесть оптимальных способов, как можно начать электронное письмо, а затем шесть, которые следует избегать, во что бы то ни стало.
Шесть лучших способов начать Email
1. Hi [Name],
Почти во всех случаях, за исключением, очень официальных, данное приветствие является явным победителем. Так как оно простое, дружелюбное и прямое. Если вы хотите придать более официальный тон, тогда замените hi на hello.
Подсказка: Следует ли ставить запятую после “Hi”? Теоретически, да . . . но никто этого не делает. Когда приветствие начинается с прямого обращения, подобно “Hi” или “Hello,” некоторые ярые сторонники утверждают, что после него обязательно должна следовать запятая, а также должна быть запятая после имени человека, к которому вы обращаетесь. Но, так как, отсутствие запятой стало нормой, её можно опускать.
2. Dear [Name],
Несмотря на то, что обращение dear может восприниматься, как старомодный вариант, оно отлично подходит для официального и-мейла. Используйте его, когда вы относитесь к человеку с уважением (например, Dear Lieutenant Smith), а также в официально-деловой переписке, например, в сопроводительном письме к резюме.
Подсказка: В сопроводительных письмах, используйте “Dear”, затем почтительное обращение (например, Sir), фамилию человека (если известно) и двоеточие:
Dear Ms. Roberts:
Если пол получателя неизвестен, тогда просто используйте полное имя:
Dear Terry Jones:
Избегайте почтительных обращений, которые указывают на семейное положение, например, “Mrs.” Используйте “Ms” вместо “Mrs” .
3. Greetings,
Существует несколько успешных вариантов, которые можно использовать, когда имя получателя неизвестно или, если вы отправляете письмо на общий почтовый ящик, например, feedback@[company].com. Greetings является одним из этих вариантов. Но также неплохо будет . . .
4. Hi there,
Преимущество приветствия Hi there заключается в том, что оно отлично подходит для массовой почтовой рассылки, а также при использовании групповой рассылки mail merge. Можно сформулировать именные поля следующим образом:
Hi [Name],
Таким образом, когда вы используете “there” в поле [Name], получатель увидит не конкретизированное приветствие: “Hi there.”
Подсказка: Будьте внимательны при использовании массовой почтовой рассылки и рассылке mail merge. Использование имени, обычно, является наилучшим вариантом. Люди, вероятно, будут воспринимать письма с приветствиями, типа “Hi Alexa J. Roth”, как спам.
5. Hello, или Hello [Name],
Данный вариант устраняет разрыв между открытым hi и более официальным dear. Он используется редко, но, не смотря на это, вы должны знать о нём. Не стоит использовать его, если боитесь, что ваше письмо останется незамеченным.
6. Hi everyone,
Если вы обращаетесь к группе людей, это будет отличным вариантом. Данный вариант более предпочтителен чем, такие резкие варианты, как “All,” или указывающие на пол “Gentlemen” или “Ladies.”
Шесть самых худших способов начать Email
1. [Misspelled Name],
Не делайте ошибок в написании имени получателя. Никогда.
Дважды проверьте написание имени человека, которому вы пишите. Уточните, как оно пишется, или же вовсе его опустите. Используйте общее приветствие, например, Hi there. Не смотря на то, что не конкретизированное приветствие может восприняться, как обезличенное, неправильное написание имени это просто красный флаг, который указывает на вашу небрежность.
2. Dear Sir или Madam,
Вы когда-либо читали и отвечали на письмо, которое начинается с Dear Sir или Madam? Мы ответим за вас наперёд – нет! Мало того что данное приветствие является грубым и формальным, оно ещё и говорит о том, что вы не удосужились узнать имя человека, которому вы пишите.
3. To Whom It May Concern,
Это то же самое, что касается приветствия Dear Sir or Madam. Если ваше письмо начинается с To Whom It May Concern, мы, вероятнее всего, предположим, что нас, это не касается.
Подсказка: Не используйте данное приветствие в письме-заявлении о приёме на работу. Потрудитесь узнать имя будущего руководителя или менеджера по подбору кадров, даже если это требует звонка в компанию. Если вам не удаётся разузнать имя, обращение “Dear Hiring Manager:” или“Dear [Company] Team:” отлично подойдет.
4. Hey! Или Hey, [Name]!
Оставьте данное приветствие для своих друзей или близких коллег. Так как, hey является слишком неофициальным и может даже восприняться, как неуважительное обращение. Относились ли вы когда-либо дружественно к человеку, который говорил вам, “Hey, you!”?
5. Happy Friday!!! или Welcome to Monday!
Если вы являетесь золотистым ретривером, возможно вам сойдёт с рук такое приветствие. В противном случае, нет. Забудьте это остроумное приветствие, или, по крайней мере, оставьте его для самой неофициальной переписки между вами и вашими близкими друзьями.
6. Hi [Nickname],
Если вы провели расследование и обнаружили, что ФИО вашего получателя Michael McTavish, не показывайте своей осведомлённости и сократите его. Если, он отправит свой ответ и подпишет его, как Mike, тогда в будущем вы можете к нему обращаться таким образом. Более того, это может показаться ему странным, если вы решите придерживаться более официального обращения.
